Утро вторника. В плане на сегодня пять дел, между ними аккуратные промежутки. К полудню сделаны два, и оба заняли больше времени, чем вы рассчитывали. Созвон вместо двадцати минут шёл сорок. Письмо, на которое вы отводили десять минут, потребовало получаса: пришлось поднять старые документы и переспросить бухгалтера.
Вы смотрите на список и понимаете, что день уже сдвинулся. Не катастрофически, на полтора часа. Но дальше всё поедет: обед позже, встреча позже, вечером — работа, которую вы хотели закончить днём.
Знакомо? Почти всем. И дело тут не в лени и не в неумении собраться. Дело в том, что план, в котором всё сходится минута в минуту, почти всегда построен на очень хорошем сценарии. А живём мы обычно в обычном.
Любое дело занимает чуть больше, чем кажется
Когда мы думаем о деле, мы видим только саму работу. Написать письмо — это двадцать минут за клавиатурой. Позвонить в поликлинику — пять минут разговора. Собрать отчёт — час.
В реальности у каждого дела есть невидимая часть.
Перед письмом нужно найти документы, вспомнить, о чём был прошлый разговор, открыть старую переписку. После звонка — записать, что сказали, и перезвонить ещё раз, потому что первый раз не ответили. Отчёт требует не часа, а часа плюс времени, чтобы понять, какие цифры вообще нужны.
Есть и вторая причина. Мы планируем себя в лучшей версии: бодрым, сосредоточенным, в тишине, с работающим интернетом. А в реальности бывает плохой сон, шумный офис, ребёнок с температурой и коллега, который заходит «на пять минут».
«Позвонить в поликлинику» в списке выглядит как одна строка. В жизни: найти номер, дождаться ответа, выяснить, что нужен другой кабинет, набрать туда, услышать «перезвоните после обеда», поставить напоминание. Двадцать пять минут вместо пяти — и это нормальное дело, а не исключение.
Двадцать–тридцать процентов: страховка, а не лень
Простое правило: если вы планируете на день примерно четыре часа дел, оставьте сверху ещё час. Это и есть запас в двадцать–тридцать процентов.
Иногда такой запас называют буфером — это промежуток между делами, который остаётся пустым намеренно.
Запас — не пустое место и не разрешение ничего не делать. Это время, в которое помещается всё, что вы не предусмотрели: дорога, ожидание, чужая задержка, поиск пароля. Его не видно в плане, но именно оно спасает план.
Хорошее сравнение — запасное колесо в машине. Вы не надеетесь, что оно понадобится, и не считаете себя плохим водителем из-за того, что оно лежит в багажнике. Оно просто есть.
С запасом времени так же. Вы не становитесь медленнее и не работаете меньше. Вы просто перестаёте наказывать себя за то, что день состоит из живых людей и обстоятельств.
Планируя, держите в голове не «я всё успею», а «я успею главное, а остальное — как получится». Запас нужен не для того, чтобы впихнуть в него ещё три дела, а для того, чтобы не бежать весь день.
Переходы между делами тоже время
Есть время на само дело, и есть время между делами. Второе почти никто не считает, а оно съедает больше, чем кажется.
Закрыть один документ. Открыть другой. Вспомнить, на чём вы остановились. Найти ссылку, которую вам присылали в чате. Переключиться после неприятного разговора. Дойти до машины. Дождаться лифта. Всё это короткие куски, но их много.
Если в дне восемь дел, между ними семь переходов. Даже по десять минут это больше часа. А ведь десять минут — очень скромная оценка, особенно если перед этим был сложный разговор, после которого нужно немного прийти в себя.
Отдельная история — переходы, которых мы не замечаем. Закончили встречу и сразу открыли почту: кажется, что вы уже работаете, а на самом деле вы пять минут смотрите в экран и не понимаете, что там написано. Это тоже время, и оно тоже должно быть в плане.
Переключение — не мгновенное действие. Мозгу нужно несколько минут, чтобы отпустить предыдущую задачу. Если этого не учитывать, вы будете считать себя медленным, хотя просто пытаетесь работать без пауз, которые всё равно нужны.
День, который рассыпался
Посмотрим, как это происходит на конкретном примере. День плотный, но вполне обычный.
9:00–9:20 — почта. 9:20–10:20 — отчёт. 10:30–11:00 — созвон. 11:00–12:00 — правки. 12:00–12:30 — обед. 12:30–13:30 — встреча. 13:30–14:30 — заявка. 14:30–15:00 — звонок.
Что случилось на самом деле. В 9:05 руководитель попросил срочно посмотреть документ — двадцать пять минут. Отчёт дописан к 10:45. Созвон начался в 10:50 и шёл до 11:35. К правкам вы приступили в 11:40, а они оказались больше, чем думали: не час, а полтора. Обед — в 12:20, пятнадцать минут, на ходу.
К 13:10 вы всё ещё в правках. Встреча сдвинулась, заявка уехала на вечер, звонок не состоялся вовсе. К 16:00 отставание — почти два часа. Вы остаётесь до 19:00, чтобы закрыть заявку, и приходите домой раздражённым.
Обратите внимание: ни одно отдельное событие не было катастрофой. Двадцать пять минут, десять минут, тридцать пять. Но они накопились, потому что в плане не было ни одного места, куда их можно было бы положить.
А теперь тот же день, но с запасом в двадцать процентов. Отчёт стоит до 10:40, а не до 10:20. После созвона — пятнадцать минут пустых. Правки начинаются в 12:00, и когда они оказываются длиннее, у вас есть куда сдвинуться. Обед остаётся обедом. Встреча может начаться на десять минут позже, и это не ломает вечер.
Разница не в скорости. Разница в том, что один план держится, а другой рассыпается от первого же толчка.
Как считать запас без сложных формул
Есть несколько простых приёмов. Ни один из них не требует калькулятора.
Округляйте вверх. Думаете, что дело займёт сорок минут, — ставьте час. Думаете, что полтора часа, — ставьте два. Округление вверх — самый быстрый способ встроить запас, потому что вы всё равно обычно ошибаетесь в меньшую сторону.
Добавьте четверть к сумме. Сложите, сколько, по-вашему, займут все дела дня. Прибавьте к этому четверть. Если получилось шесть часов, а рабочего времени восемь — план выполним. Если получилось десять — нет, и это лучше узнать утром, а не в семь вечера.
Считайте новое дело за два. Если вы делаете что-то впервые — первый отчёт в новой системе, первая поездка в новый офис, — умножайте свою оценку на два. Незнакомое всегда идёт медленнее, потому что вы ищете, а не делаете.
Ставьте не больше трёх крупных дел на половину дня. Утро, в котором три больших блока и ни одной щели, — это не план, а расписание электрички.
Проверяйте себя вопросом про уставшего человека. Спросите: «Сколько это займёт у уставшего меня в плохой день?» Ответ будет ближе к правде, чем оценка бодрого понедельничного утра.
Не пытайтесь высчитывать точные проценты. Возьмите один простой размер — двадцать минут — и вставляйте его после дел, которые требуют переключения или дороги. Это уже сильно меняет день.
Если всё успели — бонус, а не повод гордиться перегрузом
Бывает и так: план с запасом выполнен, день закончился раньше, и осталось свободных сорок минут. Что с ними делать?
Первое желание — занять их делом. Ещё одним, из списка «если останется время», а потом ещё одним, потому что раз есть время, почему бы и нет. Через неделю вы обнаружите, что снова работаете до семи, только теперь называете это «запасом».
Свободное время — это бонус, а не сигнал, что вы недостаточно нагружены. Его можно потратить на отдых. Можно закрыть хвост, который давно висит. Можно уйти домой на полчаса раньше и поужинать с семьёй, а не с ноутбуком. Всё это нормальные варианты.
И не превращайте запас в новую норму. Если вы каждую неделю успеваете всё и каждый раз добавляете ещё, вы возвращаетесь к тому же плотному дню, с которого начинали. Только теперь он выглядит как ваш собственный выбор.
Это ловушка. Успевать с запасом — не то же самое, что успевать впритык. Если вы всё чаще заполняете свободные промежутки, значит, запас перестал работать. Верните пустоту, даже если кажется, что она пропадает зря.
Что запомнить
- Любое дело занимает чуть больше, чем кажется: у него есть невидимая часть — подготовка, поиск, ожидание и усталость.
- Запас в двадцать–тридцать процентов — это страховка, а не лень и не потерянное время.
- Переходы между делами тоже занимают минуты, и в дне из восьми дел их набирается больше часа.
- Плотный день рассыпается не от одного большого события, а от накопления мелких задержек, которым некуда поместиться.
- Считать запас можно без формул: округляйте вверх, добавляйте четверть и удваивайте оценку для нового дела.
- Если всё успели — это бонус. Заполнять освободившееся время новыми делами значит возвращаться к перегрузу.
Попробуйте сегодня
- Возьмите план на завтра и выпишите рядом с каждым делом, сколько времени оно займёт, по вашей оценке.
- Прибавьте к каждому округление вверх до получаса, а к незнакомому делу — двойной размер.
- Между двумя самыми сложными делами поставьте пустые двадцать минут и не занимайте их ничем.
- Посчитайте, сколько всего получилось. Если больше восьми часов — вычеркните одно дело прямо сейчас.
- Вечером отметьте, что сдвинулось. Это и есть ваша настоящая поправка на реальность.
Запас времени не делает день медленнее. Он делает его устойчивым — таким, который не разваливается от одного звонка.
И если поначалу будет казаться, что вы «слишком мало планируете», это пройдёт. Обычно через неделю становится видно, что вы успеваете примерно то же самое, только спокойнее.